Контролна листа обавештења за вашу помак
Покретање канцеларије је компликовано. Са толико ствари које треба урадити, лако је занемарити мање, али виталне задатке. Да би се ваша канцеларија померила на путу, користите следећи водич за провјеру који ће осигурати да се ништа не остави поништено.
Такође прођите кроз једноставан преглед главних задатака који помажу вашој канцеларији.
Обавести предузећа и купце о потезу
Сљедећа детаљна листа обавештења се може користити у вези са чланком Ажурирање пословних информација пре него што се померите.
Користе се заједно, видећете да сте покрили све своје базе.
Такође бисте требали пустити клијентима да знају да ли ћете се уопште затварати током кретања или смањивати своје сате. Ово ће бити критично обавештење како би се осигурало да корисници нису фрустрирани ако су ваша врата закључана, знање унапред, када ћете бити отворени за посао, штедеће вам велики број телефонских позива и клијента да одлазите свом конкуренту на услугу. Другим речима, дозволите својим купцима да знају свој план за сервисирање током транзиције.
Купци и клијенти
Добра је идеја да се вашој бази клијената најприје упознају са потезом, пожељно је најмање месец дана прије него што се потез покрене. Пружите информације о новој локацији, било слањем формалног писма или е-поште са мапом која је приложена или приложена свима у бази података компаније. Или у случају продавнице малопродаје, стављањем мапе и ознаке за нотификацију на улазна врата и обезбеђивањем малих флајера с сваком куповином.
Објавите информације на вашој веб страници са једноставним упутствима и свим детаљима који ће задржати ваше клијенте да се врате; ово би могло укључити продају покрета или службено отварање.
Пружаоца услуга, продаваца и владиних агенција
Обавестите услуге и продавце које ваша компанија користи редовно.
Може укључити штампач, курир, продавницу канцеларијског простора или интернет провајдер.
Банке и осигурање
Банке ће захтевати раније обавештавање; мораћете промијенити адресу на чековима компанија, затим одштампати чекове, обавијестити компаније за кредитне картице и све друге финансијске институције или пружаоце услуга. Можете одлучити да ће ваша компанија имати користи од преноса пословних рачуна из једне банке у другу или из једне огранке у другу; разговарајте са представником ваше банке о услугама доступним на новој локацији / сусједству.
Осигуравајуће компаније такође морају бити обавијештене раније. Они ће морати да процене нови простор и да вам пруже нову процену ако је применљиво. Ово је сјајно вријеме да разговарате са својим осигурањем о покретању осигурања и шта ће вам требати осигурати заштиту ваше канцеларије.
Промените долазне телефонске поруке
Уз ажурирање информација о компанији и маркетиншког материјала, постоје и други начини како бисте осигурали да јавност сазна за предстојећи потез. Додајте обавештење служби за одговор на позиве / услугу гласовне поште са датумом кретања, коме се крећете и како то утиче на услугу. Такође пружите контакт информације за оне клијенте који могу имати одређене проблеме.
Да ли запослени мењају директну линију говорне поште са информацијама о потезу и новој адреси. Опет, то је једноставан начин да подсетимо контакте о потезу и обавестимо оне који нису у контактној бази података о промени.
Промените линију потписа
Додавање обавјештења у линији за упис е-поште за све запослене осигурава да ће свака е-пошта која је послата подсетити приматеља предстојећег потеза. Ово је сјајан начин да дођете до појединаца који нису у контакту са компанијом компаније.
Одштампај излазну кореспонденцију
Купите црвени печат који наводи "Напомена нова адреса"; печати се обично могу купити у продавници канцеларијског материјала. Печати ажурирани меморандум како би се осигурало да су примаоци свесни промене адресе. Имајте на уму да овај корак обавјештавања можда неће бити примјењиван све док се потез није завршио.
Телефон
Ово би требало да буде прва помоћ коју контактирате о вашем потезу; желите да се побрините да ваше предузеће остаје отворено током кретања или да је што мање могуће поремећаја. Пустите телефонској компанији да знају када је то потез и затражите да се телефони инсталирају и да буду спремни за рад на новој локацији дан пре вашег доласка, само како би осигурали да се систем покреће и ради на вашем датуму преласка.
Замолите компанију да успостави систем за прослеђивање позива на ефективан дан вашег потеза. Ако ваша компанија мења телефонске бројеве, затражите да се вашем старом броју додају саветодавни позиви да позивалци знају о промени броја телефона. Када се преселите, добра је идеја да позовете свој стари број како бисте били сигурни да је услуга на мјесту. Осигурајте да се нови број и адреса вашег предузећа ажурирају у следећем телефонском именику и директоријуму.
Пошта, е-пошта и социјални медији
Обавестите пошту о вашем потезу и договорите се да пошта буде прослеђена неколико месеци након премјештања. Као што је већ поменуто, додајте обавештење о потезу на линије потписа запослених пре покретања и након тог потеза; након покретања потписа треба да тражи од примаоца да забиљежи промјену адресе и контакт информације.
Такодје, редовне курирске компаније које су преузеле и отпустиле такође треба обавијестити о промјени адресе и свим промјенама услуга.