Важност правилног бележења е-поште

Да ли сте икада добили е-пошту која вас је оставила питањем о особи која је то послала? Или још горе, да ли сте икада послали е-поруку коју сте касније пожалили?

Бити на пријему лошег е-поште може вам оставити тресну главу и покушати да схватите на чему је друга особа размишљала. Бити онај ко га је послао може да уништи иначе сјајан дан, а касније може имати негативне реперкусије.

Брзина зиппинг е-поште је учинила предност методом комуникације. Без обзира да ли шаљете личне или пословне е-поште, слиједећи одговарајућу етикету је од суштинског значаја за спречавање лоше комуникације или тешких осјећаја.

Пратите злато правило третирањем примаоца како бисте желели да се лечите. Пре него што кликнете на "пошаљи" на било којем е-маилу, узмите минут и дајте му додатни читач. Ефикасно коришћење е-поште може вам дати позитивно свјетло код свог супервизора и чак вам може пружити предност када је вријеме за промоцију .

• 01 од 10

  Не претпостављајте приватност

  Имајте на уму да ваша компанија и лични е-маил можда нису приватни. Ваша компанија има право да прочита било шта послато из канцеларије, тако да никада не пишите и не шаљите личне или веома осетљиве информације са посла. Лични е-маил из куће може се проследити, тако да не стављајте ништа у писаној форми што би могло изазвати проблем ако дође до погрешне особе.

• 02 од 10

  Држите се даље од увредљивих коментара

  Избегавајте увредљиве коментаре у својој е-пошти. Ово укључује расистичке, сексистичке или негативне коментаре о другој особи или компанији. Ако примите офанзивну е-пошту, немојте одговорити ни проследити никоме. Никада не користите е-пошту да бисте рекли било шта што се не може претворити у вашег шефа .

• 03 од 10

  Не вичи

  Запамтите то, када укуцате све капице, ваша е-порука се појављује као викање. Неки људи мисле да то олакшава читање њихове поруке, али то није случај. Користите фонт који је лак за очи када се чита у стандардним словима.

• 04 од 10

  Уредите своје поруке

  Уредите своје е-поште пре него што их пошаљете. Користите спеллцхецкер и пређите на све пословне е-поруке како бисте били сигурни да имате одговарајућу граматику. Увек желиш да се представиш као професионалац у кореспонденцији. Проверите лични е-пошту након што завршите са писањем како бисте били сигурни да ће она добити жељену тачку. Искључивање једне речи може променити значење реченице.

• 05 од 10

  Одговори с опрезом

  Знајте одговарајући начин да одговорите на е-поруке које примате. Посвећујте пажњу пошиљаоцу и осталима у областима "до" и "цц". Одговарајте што је пре могуће, а не дозволите да се ваша "сачувана" фасцикла преоптерећује.

  Избјегавајте жељу да погодите "одговорите на све" прије него погледате да видите ко је наведен у заглављу. Ваш одговор може збунити друге особе на списку, или ћете можда завршити слање непотребних информација особама које не знате. Једини пут када кликнете на "одговорите све" јесте да ли сте сигурни да је свима потребна информација коју шаљете.

• 06 од 10

  Упознајте се са алатима за е-пошту

  Познајете алате и типове е-поште. Ово укључује "то", "цц," "бцц," и субјецт линес. Главни прималац мора бити у пољу "до". Када вам треба неко да копирате, нормално бисте додали ту особу у поље "цц" или копија угљеника. Ако неко треба да се копира без других, на листи која прими његову или њену е-пошту, користите "бцц" или слепа копија. Само копирајте људе који морају знати информације које шаљете.

  Никад немојте проследити е-пошту ланца Оне могу постати опсежне и затворити људе е-поштанских сандука до тачке узнемирености . Не желите постати особа која прослеђује поруке које могу или не морају бити истините.

  Требали бисте увек попунити насловну тему за е-пошту везану за бизнис, а најпожељнији је у личној е-пошти. Задржите предметну линију што је могуће краће и имате само једну тему по маилингу.

• 07 од 10

  Нека буде кратко

  Већина људи више воли кратке е-поште него дугачке, разговорне поруке. Ако је могуће, наведите вашу тачку у пар реченица. За дужи почетак поруке са уводним параграфом, омогућавајући људима да знају основе. Ако имате више од једне теме, подијелите своју поруку у више од једне поште, са једном темом по е-маилу.

• 08 од 10

  Пази на свој тон

  Одржавајте позитивни тон у вашој електронској комуникацији. Не заборавите да се уочљиве примедбе могу појавити као несигурне, а не смешне. Сачувајте саркастичан хумор за гласовне комуникације тако да други могу да чују тон вашег гласа. То укључује и бес. Увијек морате избјегавати слање љутих е-порука, или можете ризиковати да прекршите некога са ким радите или се бринете.

• 09 од 10

  Користите приоритетне заставице уз дискрецију

  Ако имате заставу високе приоритете, користите га само ако је потребно. Користећи га превише ће на крају имати супротан ефекат који желите и пошаљете своје е-поруке на дно листе приоритета за примаоце.

• 10 од 10

  Потписати своје име

  Не заборавите да потпишете своје е-поруке. Примаоци могу бити узнемирени ако морају да се померају горе и схвате ко је послао поруку. Ако очекујете одговор на телефон, обавезно наведите број, чак и ако знате да је особа имала у датотеци. Сврха е-поште је да уштеди време, а пошто се заустави оно што он или она ради, успорити ће ствари. Ако имате линију потписа, обавезно га ажурирајте са одговарајућом адресом е-поште и телефонским бројевима.