Слање е-поште које комуницирају добро
Е-пошта је један од примарних начина на који људи сада шаљу писану комуникацију, и вероватно се то неће променити. Лако је, брзо и не захтева печат.
Прошли су дани када морате чекати недељу дана или више за писмо или одговор на пошту. Није потребно извршити хитне радње у пошти како би сте одмерили своје коверте и покупили довољне жигове за рачуне и слова. Заправо, многи људи никад нису ни обратили ни коверте нити су послали писмо путем поште у САД.
Е-маил је постао један од најлакших и најбржих начина за комуникацију како у личном тако иу бизнису. Ово је постало такав феномен да се досадашња поштанска служба Сједињених Држава бори да пронађе начине да остану у послу.
Не изненађује тада тај е-поштар за е-пошту , често назван Нетикуетте, представља врућу тему за актуелну културу. Е-пошту свакодневно шаље широки део америчке популације. Већина предузећа користи е-пошту да комуницира са запосленима током дана. Скоро свако домаћинство има најмање један рачунар са приступом интернету, а унутар тих домаћинстава су маме, тате, дјеца, тинејџери, можда чак и баке и дједе, а сви или већина њих примају и шаљу електронску пошту.
Ми живимо у микроталасном друштву, које води интернет, и нико не жели да одложи време да напише дугорочно писмо, иако је много интимнији и личнији. Још увијек постоји много околности у којима е-пошта функционише боље од поштанске поште.
Ево неког етикетирања и не смете имати на уму када састављате е-поруке.
- Припремити. Пре него што почнете да куцате е-пошту, било да је то почетна напомена или одговор, требало би да се запитате шта је то што желите да комуницирате. Укратко, која је ваша сврха за писање? Једном када знате, можете прочитати завршену е-пошту пре него што га пошаљете како бисте били сигурни да сте остварили свој циљ. Ако то оцени, онда га пошаљите; ако је текст збуњив, груб или нејасан, онда можда требате почети поново.
- Комуницирајте. Запамтите да комуницирате са стварном особом која ће примити ову пошту. Имајући то на уму, требали бисте се обратити особи по имену и поштовати. Ако је ово одговор на примљену е-пошту, требало би да одвојите вријеме за адресирање свих питања или захтева раније у белешци.
- Диши. Ми смо сви били криви у неком тренутку или другом да смо изгубили нашу смиреност. Ако примите е-пошту која вас љути или узнемирава, немојте одговарати у виду. Пређите на високу цесту и одговорите само да потврдите пријем или ћете предузети неко време пре одговора како бисте се смирили и одговорили добро размишљаним поруком. Никада не желите да одговорите на е-пошту (или било који други облик комуникације) у бесу. Када смо љути, ми тежимо да кажемо (или пишемо) ствари које ми не мислимо или не треба да кажемо. Запамтите да ће вам послати е-пошту заувек.
- Будите транспарентни. Ваша линија предмета би требала представљати зашто се обратите примаоцу. Користите фразе који се односе на предмет поште. Ово је тачно да ли састављате пословну или личну е-пошту. На пример, ако пишете е-пошту вашој мами о њеној посети следеће недеље, ваша линија наслова би требало да прочита нешто попут "Ваша посета".
- Истраживање. Ако шаљете е-пошту пословном сараднику, прикладно је да користите његово презиме и назив. Урадите истраживање и правилно контактирајте примаоца. Председник компаније би могао бити адресиран као господин Таилор или председник Таилор.
- Провера правописа. Употреба контроле правописа је важна када комуницирате у писаној форми. Када пошаљете напомену пуну грешака, она комуницира да сте неуредни или да не обратите пажњу на детаље. Покушајте да увек покренете правопис о правопису или користите програм који аутоматски поправља. И онда је прочитајте поново да бисте били сигурни да речи које желите да користите нису аутоматски исправљене на нешто другачије.
- Проофреад. Требало би да узмете неколико секунди или минута које су неопходне како бисте урадили брзу корекцију било ког е-поште коју намеравате послати. Однесите овај пут да бисте изменили било какве непријатне ставке или поставили недостајуће знакове интерпункције.
- Пази на тон. Понекад се е-пошта може разликовати од начина на који сте намеравали. Тон вашег е-поште је веома важан и једнако је важан као и ваша порука. Зато што је ово писана комуникација, треба да будете сигурни да је ваш тон угодан и да је то права репрезентација онога што желите да кажете. Запамтите да ваш прималац не може чути смешу у вашем гласу или видети осмех на лицу. Осим ако не желите преписати све ваше писање, требало би избјегавати било који језик у е-маилу који се на било који начин може погрешно тумачити.
- Будите кратки и слатки. Покушајте да не пишете роман када пошаљете е-пошту. Већина људи заиста не жели да то чита у електронској пошти. Ако је е-пошта обавезно дугачка, покушајте да помогнете примаоцу тако што ћете истакнути кључне концепте, користећи ставке "буллет поинт" или резимирање субјекта у првом ставу.
- Комуницирајте добро. Не желите да збуните читатеља, зато узмите времена да будете јасни и концизни у свом писању. Ако пошаљете е-пошту пријатељу, можете бити више необичан у свом писању. Међутим, ако је ово пословна комуникација , користите одговарајућу граматику и избјегавајте кориштење симбола или емојиса који вас чине мање професионалним.
Е-пошта комуникација је веома популарна. Одмјерите вријеме да се укључите у златно правило, а ви ћете ићи дуг пут да будете полирани непогодни про.
Уредио Дебби Маине