01 од 07
Како поставити папирну карту + систем за складиштење који ће вам заувек радити
белцхоноцк / Гетти Имагес Борба је стварна: управљање папиром и папирним нередима су јаме. Због тога је од кључног значаја поставити једноставан и поуздан систем кућног подношења који ћете заправо користити. Данас ћемо то заједно радити.
Циљ
Научите како да поставите систем за пријаву кућишта који ћете заправо користити до краја вашег живота. Мора да буде флексибилан да би се прилагодио променама у животу, и то мора бити једноставно, па ћете га заправо задржати.
Шта ћеш ти требати
- Кутија за подношење или кутија за датотеке
- Висећи фасцикле датотека (сви ми се свиђају ове боје које су приказане изнад)
- Држач намјештаја
- Шредер
- Корпа за отпатке
- Филе фолдерс
- Произвођач или етикета
Тиминг
Ово је викенд пројекат. Не препоручујемо да то започнете у недјељу након дугог дана рада / школе, итд. Започните овај у суботу или недјељу ујутро наоружаним шољицом каве или чаја и постигнутим ставом.
02 од 07
Скупите све своје радове заједно на једном месту
Стеве Хеап / Гетти Имагес Први корак у постављању кућног система за подношење пријава је да уклоните све своје датотеке и папире у исти простор тако да можете сортирати, рециклирати и уништити. Имајући све на једном месту има следеће предности:
- Држиће вас фокусираног на тај задатак. Када покушате остварите задатак о коме не желите да се узбуђујете (као што је подношење), било који изговор за лутање и започињање новог новог пројекта. Ако имате све своје испоруке (наведене овде) и све своје папире на једном месту, заиста немате изговор, већ да копирате.
- Бићете детаљнији. Уређивање вашег дома напријед значи да нећете морати да поновите задатак неколико седмица од сада када пронађете заборављену листу папира у просторији за прање веша.
Неколико места за тражење папира (осим ваших очигледних радних плоча, подних кабинета и поштанске гомиле):
- Дневни боравак. Радови се нагомилавају у дневној соби, јер често немамо идеју шта да радимо с њима. Због тога увек треба да стављате новине које још нисте сигурни са чиме се бавите у мојој пошти у кутији.
- Торбе . Руксаци, радне торбе, ручне торбе, торбе за теретане и торбе.
- Кухиња. Папирне шипке имају начин да се заврше у кухињи. То је зато што је кухиња често прво место на коме идемо када пролазимо кроз врата.
Дакле, окупи све своје папире и онда ...
Изаберите добро место са тврдом површином на којој можете створити 5 пилова. Ово може бити кухињски сто, кревет за госте или стол, ако је довољно велики. Ако немате површину довољно велика, под такође ради.
Ако имате толико папира које вам гомиле могу срушити, онда користите канте или пак картонске кутије. Обележите их да их држе одвојене и да избегавају грешке - као случајно бацање прошлогодишњих пореских пријава у кутију "рециклирање".
03 од 07
Одвојите своје радове у пет категорија
Одвојите све своје радове у пет категорија. Фотографија / Гетти Сада је вријеме да се спустите на посао. Мораћете да додирнете сваки папир и одлучите о томе.
Правило: Морате донети одлуку о сваком комаду папира. Ући ће у једну од ових 5 категорија:
Акција: радови треба да предузмете акцију и затим одбаците. Немојте их збуњивати са оним што се овде помињу у доњој категорији као "домаћинство". Документи о домаћинствима се подносе трајно, а акцијске датотеке ће се користити једном, а затим одбацити.
Примери: позиви, карте за паркирање, подсетници за заказивање, домаћи задаци, рачуни итд.Архива: Радови или документа којима треба да се држите, али не морате да се позивате или користите више од једном или двапут годишње.
Примери: пореске пријаве, медицинске документације, академске евиденције, доказ да сте учествовали у дужности порота, дела, закупа, уговора итд.Домаћинство: ово су папири које користите да бисте одржали своју кућу (и живот).
Примери: купони, рецепти, корисничка упутства, примања за ове године пореза, документи за предстојеће путовања итд.Рециклирајте: документе и документе који не спадају у горе наведене категорије и не садрже личне податке.
Примери: нежељена пошта, радни листови са семинара о којима више не занима, новине, часописи, стари домаћи задаци који вам нису потребни, коверте које користите итд.Схред: Документи и документи који не спадају у категорије 1-3, али садрже личне податке за идентификацију.
Пример: понуде за кредитне картице, старе банкарске изјаве, рачуни итд.
04 од 07
Децлуттер + одбаците документе и датотеке које вам више не требају
дра_сцхвартз / Гетти Имагес Ваша највећа гомила ће се рециклирати. Прво рециклирајте - предмет је да избришете количину папира са којим се бавите што је брже могуће.
Затим, уништите дробилице - ово треба да садржи све што вас идентификује преко вашег имена и адресе.
Алтернативно, овај чувар ваљег ИД-ја од продавнице контејнера је врло цењен и веома практичан за оне који су болесни да имају џем за дробљење. На тај начин можете једноставно да оштетите податке о вашем ИД-у и рециклирајте пошту и документе са личним подацима о њима уместо да их уклањате.
Сада када сте бацили смеће, време је да се спустите до подешавања система који је:
- Једноставан за коришћење, тако да ћете га заправо користити ;
- Довољно флексибилно да би се прилагодиле животним променама и новим пројектима; и,
- Будите сигурни када морате да пронађете нешто брзо, можете га наћи.
Лепота је у томе што можете даље разбити ове категорије у зависности од количине папира који долази и из куће или канцеларије.
05 од 07
Поставите архивски фајл за систем кућног подношења
Царолин Хеббард / Гетти Имагес Прилично је лако одлучити који папири иду у вашу архивску датотеку. Ово су најважнији радови које поседујете. Они су доказ да вас и ваша породица постоје, плаћате порез, властите куће и аутомобиле, завршили факултет, могу путовати ван ваше земље на пасошу или виза. Ако сте власник предузећа или поседујете више од једног својства, ова датотека ће бити још већа.
Ево списка основа за чување у овој датотеци:
- пореске пријаве
- медицинска документација
- академске записе
- доказ да сте служили дужности жирија
- дјела
- закупи
- уговоре
- пасоше
- тако циалне сигурносне картице
- записе о запошљавању
- баптисмал сертификати
- животно осигурање / пензиона документација
Чување ових папира у кутији са датотекама у означеним фасциклама. Размислите о куповини ватроотпорне кутије када почнете да купујете више "ствари" да бисте били сигурни.
држите датотеке које често користите (неколико пута годишње) на предњој страни. Сложите се потреба да превише организујете овај простор, јер ако сте превише специфични, то уствари отежава проналажење ствари када вам заиста стварно требају. Уопштено, ако убрзате у вашу архиву, стварно вам је заиста потребан тај део папира, тако да га учините што лакшим за себе.
Ево мојих категорија:
- Академски
- Цар
- Радни однос
- Финансијски
- Здравље
- ИД
- Осигурање
- Некретнина
Организујте их по абецеди, али држите ИД датотеку унапред. Ово има ствари као што су ваш извод из матичне књиге рођених, пасош, картица социјалног осигурања и потврда о крштењу. То је такодје где треба да задржите дозволу за брак.
Да бисте сачували ове папире, снажно размислите о Бок-у са високом сигурношћу који је мање од 50 долара, велика вредност *. Друга опција је Хигх-Сецурити рецепторска кутија. Овај је дизајниран за медицинско снабдевање, али би лако могао држати неколико не могу изгубити папире.
Можете подесити сопствену ДИИ своју датотеку или можете користити ФилеСолутионс Хоме Филинг Систем.
* Ако изгубите ове датотеке, на крају ћете платити много, много више да бисте добили копије од Регистрара, Градских / Градских службеника, Академских институција итд., Тако да је 50 долара вредна, паметна инвестиција.
06 од 07
Уредите датотеку домаћинства
Саппингтон Тодд / Гетти Имагес Ово је добро правило за оно што треба да ускладиштите у датотеку вашег домаћинства: Било шта што вам је потребно у будућности, али не морате одмах да предузмете акцију, а то не спада у вашу архивску датотеку. Користите своју кућну датотеку (под називом Радна књига за раднике) како бисте добили бољу идеју о томе шта да складиштите у овој датотеци и шта не треба.
Прво, умјесто кутије за датотеке или канта, креирао сам везу са одељцима, а затим и џепове за чување ствари као што су купони и поклон картице. Можете користити овај регистратор и имати секције за сљедеће:
- Купони / Групе
- Поклон картице
- Документи за предстојећа путовања / путовања
- Попусти које сам поднео и чекају да добију мој чек
- Примања за ставке великих карата као апарат или велики комад намештаја
- Узмите џеп за све своје наградне картице
- Напомене и референтни материјали за предстојеће пројекте на којима радите
- Рецепти*
- Примања за порезе
- Цар / хоме / рентер'с инсуранце полициес
Вероватно бисте вероватно скенирали већину ових на Еверноте рачун , али када их затребате, морали бисте га поново одштампати, зато га унесите у овај преносни рачунар и назовите вашој радној књизи за кућну употребу.
* Држите посебну датотеку за рецепте коју желите вратити једног дана, али немате.
07 од 07
Поставите акциони фајл
Утамару Кидо / Гетти Имагес Акциону датотеку су радови којима треба предузети акцију, а затим одбацити. Сваки документ или папир који је потребно поднијети трајно или дужи временски период (преко мјесец дана) вјероватно припадају досјеу вашег домаћинства.
Акцијске датотеке су:
- Одмах се користи и одбацује; или,
- Датотеке које чекате да предузмете акцију.
Користите кутију за држање ових радова, посебно, и препоручујемо ово поље. Изаберите наранџасту јер је то блистава боја и размишљање је, то ће вам омогућити да прођете кроз кутију најмање једном недељно. Ово такође може да се удвостручи као ваш Инбок за помоћ у управљању поштом .
Ево примера шта треба држати у вашем Ацтион документу:
Долазне поште:
- Све што примите на пошту иде у ову датотеку
- Сваки комад папира који вам неко рукује или га зграбите и уловите у торбицу, иде овде
Ставке календара:
- Позиви за предстојеће догађаје и упутства или картице за одговор који долазе с њима
- Биллс то паи, тхен цут ор рецицле
- Дозвола се склања за потписивање
- Именовања подсетника
Ставке за плаћање:
- Паркинг карте за плаћање
- Биллс то паи
Ставке на које чекам:
- Примања за све што сте недавно купили у случају да одлучите да се вратите. На примјер, ако добијете пакет из Амазонке, баците пакирање у овај канта у случају да производи не раде и морате га вратити. Као и за друге пакете које добијате.
- Примања за све што чекате. На пример, ако сте поднели рачун свом осигурању и чекате на надокнаду, она иде у ову датотеку. Ако сте нешто вратили и чекаш да видиш повраћај у банци или на мојој кредитној картици, то иде у ово поље.
Можете да прекинете ову датотеку у више категорија, али је лакше само бацати све у ово поље, а затим га проћи једном, двапут или три пута недељно. У том тренутку можете рециклирати или уништити све што вам више није потребно, датотеку било чему што припада Архиву или Домацинству и поступање на било чему на који треба одговорити. Циљ је задржати ову датотеку што је могуће мањи.
Али ... трик је у томе што морате проћи кроз овај фајл најмање једном недељно, по могућности чешће. Ја сам препоручио да овај задатак додате у свој лични недељни организациони редослед , на овај начин подносите и чување релативно малог броја радова једном недељно, а не