Савети за управљање задацима директно од експерата
Значи, имаш све ове ствари да радиш сваки дан, а листа твојих је пуно - како знате шта да радите први, други и трећи?
Прилично сви осећају као да имају превише посла и премало времена за то. Често, тај преплављен осећај проистиче из немогућности да се приоритизују сви ти наизглед задаци. Ако осећате да ваша листа задатака расте дуже од тренутка и не знате ни где да започнете, ево како да идентификујете, процените и одредите приоритете својих задатака.
1. Направите листу
Пре него што покушате да сортирате своје обавезе према важности, одвојите време да саставите свеобухватну листу свега што вам је потребно или желите да постигнете. Подијелите своју листу у одељке за различите врсте задатака. Ове категорије могу укључивати:
Дневни или Недељни задаци
Ово су свемирски "то-дос" који могу бити лични ( планирање оброка и куповина намирница ) или везано за рад (седмични састанак тима). Ако већ пратите дневну рутину , упознат ћете са овим задацима; ако не, ово је добро време за стварање једног. Оно што укључите може се разликовати - неки људи неће видети потребу да се подсете да проверавају е-пошту или купују намирнице, али други ће ценити структуриране подсетнике за извођење одређених радњи у одређено време или у одређеним данима.
Задаци са роковима
Ове, очигледно, морају бити обављене одређеним датумом и морају се претходно припремити. Примери би могли бити школски папир који се очекује за три недеље или забава коју планирате већ шест месеци од сада.
Ове врсте задатака - често се називају пројекти - могу се касније разврстати у мање компоненте - на пример, "писање папира" може бити подељено на читање релевантних књига, организовање ваших белешки, писање нацрта, писање првог нацрта и тако даље на.
Понављајући задаци
Ови се не појављују на дневној или недељној фреквенцији, али они и нису једнократни пројекти.
Понављајући задаци могу укључивати поставке стоматолога или вршити кварталне порезе.
Само-мотивисани, неопходни задаци
Ово су задаци или пројекти које знате да морате да урадите, али нико вас неће направити. Они ријетко, ако икад, имају уграђени рок. Размислите о побољшању ваше веб странице за мала предузећа или проналажењу новог пружаоца основне услуге.
Само-мотивисани, не неопходни задаци
Ово су пријатније активности које ипак имају тенденцију да падну на другу страну, јер су их очигледно и неопходни задаци гужвали. Помисли читати због задовољства или радити на хобији.
Сомедаи Задаци
Ови задаци се налазе на дну ваше листе обавеза или на задњем делу вашег ума, али обично не морају бити ускоро или никада. Пример: обојите своје радијаторе.
2. Организујте своју листу
Једном када наведете све, можете схватити шта прво урадити и организирати распоред. (Како то физички радите - на листу папира, планеру , апликацији, онлине календару или на други начин - мање је важно од тога да изаберете метод који ради за вас и који ћете користити.) Ево неких критеријума да размишљају о:
Хитно или важно
Сви задаци се могу сортирати у једну од четири категорије. Најраније и најважније задатке треба урадити у најкраћем могућем року; хитни, али не и важни задаци могу бити делегирани ако је могуће, али ако не, ваш распоред би требао укључити довољно флексибилности и додатног времена како би их прилагодили кад се попну; важни, али не и хитни задаци треба да буду планирани унапред како не би постали хитни; задаци који нису ни важни нити хитни могу се потенцијално елиминисати, мада ако их уживате, они би требали радити у вашем распореду, тако да их неће преокренути захтјевнијим обавезама.
Процените вредност
Можете процијенити вриједност задатка на више начина. Можда је то да ли су други људи погођени и колико су ти људи важни (одобравање вашег шефа и добробит деце која зависе од вас су важнија од, рецимо, мишљења групе странаца које сте се сложили да се придружите на састанку.) Можете такође додијелити високу вриједност задацима које видите дугорочно плаћате, или да једноставно пронађете награду.
Једна препорука коју ћете највероватније наћи када читате о приоритетним задацима је правило 80-20 или Парето Принцип, у којем се наводи да 80% ефеката долази од 20% узрока. Ово може или не може бити тачно за вас, али то је добар подсетник да бисте идентификовали на шта заправо проводите време и који од ваших напора се исплаћује.
Време и флексибилност
Радни распоред дозвољава промјене и препознаје временска ограничења. Будите реални када одредите приоритете и планирате своје дане. Када сте у сумњи, прецените време које ће задати задатак.
Ако су два задатка доспјела у исто вријеме, одабир тога за кога треба почети зависи од тога како најбоље радите. Неки људи преферирају једноставнији задатак да се усредсреде на сложенији; други ће се осећати сигурни ако најпре почну са тежим задатком и да се нешто или све то уради пре него што се креће. Запамтите да не морате да преузимате један задатак или пројекат од почетка до краја пре него што пређете на следећи - осим ако, наравно, не нађите да радите на тај начин повећава вашу продуктивност.
Ограничите своје дневне задатке на највише три. Дан може укључивати и мање задатке који су рутински или мање важни или хитни, али учитавање главних задатака вјероватно ће довести до стреса и разочарења.
Запамтите да се приоритети могу променити - ако вам газда треба да учините нешто сада, ваш претходни први приоритет ће се вјероватно смањити на секунд. То је још разлога да изградите више времена у вашем распореду како бисте омогућили флексибилност.
3. Серијски задаци
Задаци за склапање су један од најефикаснијих и ефикаснијих начина да се постигну они који раде на задњем нивоу. Батцхинг једноставно значи да радите на истом типу задатка више и више пре него што пређете на нешто друго. Први корак је да идентификујете задатке које радите изнова и изнова и онда поставите једноставан ток посла који ће их пратити. Затим се истовремено бавите тим задацима коришћењем тог тока посла.
Батцхинг захтева попуњавање сличних задатака који захтевају сличне ресурсе у "серијама" за побољшање ефикасности и продуктивности. Ево неколико примера:
- Истовремено платите све своје рачуне
- Отворите сву своју пошту једном недељно и радите је уместо да га пустите да стакнете сваки дан и никада не бисте дошли до ње
Батцхинг вам омогућава да уђете у жлеб, и то исто радите с временом, тако да не морате трошити вријеме да схватите упутства или шта треба да урадите даље.
4. Елиминисати задатке
Када наведете све своје задатке и сортирате их од најважнијих до најмањих, постаће јасно који су задаци на дну листе. Ово се понекад може делегирати некоме другом, али ако то није могуће, морате одлучити да ли ће им распоредити време или их елиминисати.
Можда имате задатке на вашој листи које не морате или чак не желите да урадите, али у некој тачки сте били под притиском (идите у теретану, пођите у клуб за књиге). То се може потпуно уклонити.
Коначно, могуће је једноставно имати превише посла - ако не можете све учинити, процијените своје радно оптерећење да бисте утврдили да ли вам је потребно само још веће праксе при одређивању приоритета или да ли морате рећи некоме коме више не можете наставити радити одређени задатак.