Ако желите да преместите свој посао , најбоље место за почетак планирања паковања и кретања је овде. Кључ успеха је изградња неких савеза који могу помоћи у мотивирању и координацији остатка особља канцеларије.
Планирај потез
Креирајте временску линију која ће омогућити све потребне фазе вашег потеза. О томе ћете морати да разговарате са остатком вашег покретног тима или са руководиоцима и супервизорима како бисте били сигурни да је то изводљиво.
За малу канцеларију, требаће вам најмање три месеца да се припремите и за средње и велике канцеларије, најмање шест до осам месеци. Кључ је да почнем што раније.
Следећи корак је прикупити све информације о новом простору. Покушајте да добијете планове или изглед пода тако да можете идентификовати кључне компоненте као што су електричне утичнице, простор за складиштење итд. И што је најважније, да бисте утврдили нови изглед канцеларијског простора. Такође је добра идеја да имате општи план распореда за ваш тренутни простор тако да можете упоредити ова два; ако постоје подручја у садашњој канцеларији која не функционишу, идентификујте их тако да их могу решити у свом новом простору.
Такође направите списак потенцијалних проблема са новим простором, као што је мањи простор за пријем или мање простора за складиштење или можда већи отворени простор који може захтевати више кабина или привремених зидова. Можда ће бити неопходно ангажовање столара или сликара уколико зидови треба да буду конструисани или обојени.
Можда је речено када је нови простор био стечен, али само се уверите да ниједна додатна конструктивна или козметичка промена не морају бити завршена пре него што се крене.
Скупите свој тим
За средње и велике канцеларије, поставите (или затражите волонтере) неко из сваког одељења или одељења да би координирали своју одређену област.
Може се доделити руководиоцу одјела или управнику који може потом осигурати да сваки запослени преузима одговорност за паковање својих столова, датотека и личних предмета. За мање уреде, можда ћете бити сами. Ако јесте, идентификујте неколико кључних људи који могу помоћи у координацији тог потеза.
Ваш тим такође може помоћи у идентификовању тренутних проблема са старим простором и пружању могућих решења за нову канцеларију. То је сјајан начин да се укључе и друга становишта и да се постигне консензус о потезу уколико неки нису баш узбуђени због промјене.
Имајте редовне састанке
У свом распореду поставите редовне састанке и провјерите да ли су запослени обавијештени о детаљима о састанку и осигурати свима да знају шта требају урадити како би спаковали своју канцеларију или радни простор . Важно је да се информише свима да ограниче било какве бриге или забринутости; кретање је стресно за све укључене, посебно ако се одлуке не преносе.
Одредите свој буџет
Ако имате одређени износ буџета додељен за ваш потез, битно је идентификовати трошкове пре него што унајмите покретаче или чак и пре него што запакирате прво поље.
Додели задатке
Да ли ваш покретни одбор креира листу задатака које треба завршити и осигурати да их додају на временски распоред / распоред.
Можда ће вам бити потребни провајдери специјалних услуга, као што су инсталатери телефонских линија или стручњаци за рачунарску мрежу. Питајте сваког руководиоца одељења или супервизора шта је потребно са њиховог подручја. Обезбедите да су обичне области покривене, као што су област пријема, предворје и места за чување.
Један од најкритичнијих задатака је запошљавање покретача . Постоје покретне компаније које се специјализују за канцеларијске потезе. Само се побрините да обавите своје истраживање, поставите права питања и да ли компанија дође у вашу канцеларију да процени ваш потез. Као и сваки потез за домаћинство, морате бити сигурни да је компанија поуздана и да добијате најбољу услугу за трошкове. Овај задатак може бити додељен неколицини људи, сваки од њих позива одређене компаније, а затим поредећи белешке. Почните рано да бисте постигли најбољу цену.
Направите листу контаката
Морате осигурати да сви са којима послујете, и добављачи и клијенти, знају да се крећете.
Добра идеја је доделити овај задатак једној особи која надгледа. Обавјештење купаца и клијената захтијева специфична комуникација око тога гдје се крећете и како ће пословање дјеловати током кретања. Такве информације су од суштинског значаја како би осигурали да ваши купци не иду другде на своје услуге.