У мом дневном послу радим у комуникацијама, углавном за непрофитне организације. Део рада који радим подразумева обезбеђивање да имамо стратегију за унутрашњу и спољну комуникацију. Ово укључује и израду плана за канцеларијски потез , чему моја тренутна организација планира у наредних шест месеци.
Иако мислите да постоји толико корака за планирање канцеларијске потезе да немате времена чак ни да размишљате о комуникацијама, заиста морате да узмете дан или два да бисте створили чврсту стратегију која ће и запослене и клијенте држати свесна предстојећих промјена .
Хајде да почнемо са запосленима, јер су они директно погођени овим потезом .
Интерна комуникација треба укључити ове кључне поруке:
- Јасан временски рок: побрините се да наведете све кључне кораке у потезу, тако да сви знају шта да очекују и када.
- Упутства за паковање: пружите особљу упутства о томе како пакирати своје канцеларије или канцеларије у покрет. Ово треба да укључи где треба набавити материјале за паковање , шта су они одговорни за паковање и рокове.
- Напредна обавештења о сваком затварању канцеларија : током кретања, можда ћете морати затворити канцеларију како бисте омогућили коначно паковање и кретање канцеларијске опреме и намјештаја. Уверите се да је ваше особље свесно ових датума и ако и како ће се посао наставити током кретања и како ће то утицати на распоред рада и радно оптерећење.
- Нови канцеларијски план: Особље ће желети да зна раније о томе како ће нови простор изгледати и како ће бити постављене канцеларије. Да ли ће и даље имати свој простор или ће сада бити у кубици или на отвореном? Уверите се да креирате начин да информишете особље о томе како се њихов радни простор може променити.
- Нова локација, могућности паркирања и превоза: Обезбедите особљу све информације које им треба о новој локацији, тако да могу припремити превоз до новог простора.
Када утврдите све кључне поруке, морате да одредите како најбоље да доставите ове поруке. Метод који користите треба да буде одређен према врсти поруке.
На пример, временска линија би се лако могла доставити преко интранета вашег предузећа; док се затварања канцеларија најбоље могу представити на састанку особља како би се осигурало да се питања могу поставити и одговорити.
Начини да комуницирају циљеве особљу:
- Интранет: за оне компаније или организације које имају интранет, то је обично најбоља платформа за већину порука. Омогућава лако ажурирање фајлова и информација које достижу свим запосленима.
- Сједнице на лицу: без обзира на то што је порука, састанци особља су добро мјесто за објављивање и омогућити запосленима прилику за потпуну дискусију. Такође можете да користите време састанка како бисте прегледали како ће се информације пренети тако да особље зна да ће бити обавештени.
- Е-пошта: док је е-пошта једноставна, то није најбољи начин за преношење информација. Не желите да пошаљете толико е-порука да људи не могу пронаћи информације када им је потребно. Ако користите е-пошту, проверите да ли је користите само да бисте знали где могу добити информације.
- Заједнички фолдери : Ако немате интранет, а затим стварање заједничког фасцикла на мрежном диску који свима може приступити, следећи је најбољи начин за чување информација које желите да приступе особама.
- Огласна плоча: физички простор у којем се информације објављују, је одлична ствар. Не само што људи често то често провјеравају, већ и мјесто гдје људи могу сакупљати и разговарати о њиховој забринутости.