Брза провера колико дуго треба чувати документе + шта да се уклони
Папир је бол, а управљање кућним системом за пријаву може бити повлачење, али неке документе за које морате стварно да се држите, јер никада не знате када ће вам требати. Ево примера колико дуго држите документе и када завршите са њима, које оне требате да урезујете. Ово би требало послужити као брзи референтни водич за креирање и одржавање радног система за пријаву кући.
Прво, размислите о смањивању количине папира који добијате и на крају ћете морати да смањите или унесете мање.
То значи да се ослободите нежељене поште, пријавите се за е-рачуне и не прихватате летке, купоне које никада нећете користити или друге епхемере које осећате као да морате да се држите када знате да заиста не желите.
Ако се стварно боре са непрецизношћу на папиру до тренутка када се осећате као да га можете накопати, контактирајте се са професионалцем који вас може водити кроз процес декларисања.
Други корак је да будете сигурни да имате добар систем управљања поштом . Што ефикасније рукујете са поштом у коју долазите, то је мање често што ћете морати направити велику сједницу за подношење / сјецкање / рециклирање.
Поставите електронски систем за подношење података
Ослобађање од подношења папира постављањем електронског система за подношење података штедиће вам простор и ослободиће вас од нереда. То је победа. Данас електронски систем за подношење података има пуно смисла. Да бисте започели, потребан вам је скенер и место за чување датотека, систем фолдера на рачунару или облаку и спољни чврсти диск.
Поставите општу фасциклу за различите типове докумената (примјери: домаћинство, порези, ауто, изводи рођених итд.). Не морате превише прецизно чувати документ јер се електронски системи за пријаву могу претраживати.
Затим, скенирајте сваки документ и похраните у фасциклу према садржају.
Чување копија важних докумената
За ваше супер важне документе, стручњаци саветују чување копија.
То може значити задржавање једне копије у облаку складишту, а друго на чврстом диску. То би могло значити и држање једне копије у вашој електронској поднесци и једној копији у ватроотпорном сефу.
Чувати ове документе заувек
Ове документе треба заувијек чувати:
Академска евиденција - дипломе, транскрипте и сваки портфолио рада који се могу користити у будућности приликом тражења посла.
Адоптион Паперс
Сертификати крштења
Сертификати о рођењу
Смртни цертификати - могу бити потребни за пореске сврхе.
Возачке дозволе
Записник о запошљавању - Било које клаузуле, споразуме, дисциплинске датотеке и преглед резултата.
Сертификати брака
Медицинска документација
Милитари Рецордс
Пасоши
Пензиона и пензијска евиденција
Картице социјалног осигурања
Виллс
Сачувајте у краћем временском периоду
Ови документи можете додирнути често мјесечно или недељно:
Банкарске изјаве - 1 месец
Рачуни - 1 годину за било који порез или гаранцију, сви остали рачуни требају бити уништени чим буду плаћени.
Укњижбе за кредитне картице - Уклањање одмах након плаћања.
Приходе за кућу - задржите док се кућа не прода.
Инвестициони записи - 7 година након што сте затворили рачун или сте продали гаранцију.
Закуп - чувај док се не иселиш и примаш свој депозит од власника.
Паицхецкс / Паи Стубс - 1 годину док не примите В-2
Продајни пријеми - Држите гарантни вијек трајања. Очигледно, ово се односи само на главне куповине попут апарата и електронике. Ја обично задржавам рачуне за ствари као што су намирнице и одећа само докле год знам да нећу требати потврду за повратак.
Порески документи - 7 година укључујући вашу подношење и све пратеће документе као што су В-2 и потврде.
Возила - Држите се док се брод, аутомобил или мотор не продају.
Како се ослободити докумената
Документи за уништавање су главни начин да се заштитите од крађе идентитета. (Прочитајте мој интервју са стручњаком за сигурност Јаи Фолеи-ом о томе како се заштитити од крађе идентитета). Питам се шта да уништим? Опште правило је било шта са следећим информацијама које треба уништити: бројеви рачуна, датуми рођења, имена девојака, лозинке и игле, потписи и бројеви социјалног осигурања.
Опет, то су безизражаји.
Ево основа:
Ако су документи још увијек "активни" тј., Морате их држати за референцу и успоставити једноставан систем за прикупљање података. Ово подразумева подношење докумената по теми, а затим их објашњава када их више не користе.
Који документи треба уништити
Ако сте завршили са овим документима и више их не требате, ево шта да разрежете (све остало - као што је папирологија - можете само рециклирати).
Банкоматске примања
банкарски изводи
Извод из матичне књиге рођених
Отказане и поништене провере
Кредитне картице
Кредитни извештаји
Возачке дозволе (истекао)
Документи за запошљавање који имају идентификацију
Потврђени пасоши и визе
Рачун инвестиција #с
Правни документи
Инвестиције, акције и имовинске трансакције
Ставке са потписом (закупи, уговори, писма)
Ознаке пртљага
Медицинска и зубна евиденција
Радови са бројем социјалног осигурања
Лозинке или ПИН бројеви
Платити стуб
Претходно одобрене апликације кредитне картице
Примања са провером бројева рачуна, бројева кредитних картица или било којих других идентификационих информација
Порески обрасци
Транскрипти са идентификацијом информација о њима
Путни правци
Користе авио карте
Комунални трошкови (телефон, плин, електрични, вода, кабловска ТВ, интернет)
Уверите се да имате флексибилан систем за подношење података како бисте их чували и уништили када више нису потребни.
Све што намеравате да одржите треба да буде акција, организовање и подношење. Свиђа ми се мој систем за пријаву кући.